COME LAVORIAMO

Per comunicare con lo studio vi sono 5 canali di comunicazione:

-        Telefono dello studio durante gli orari di risposta: 10-12 e 15-17 (lunedì, martedì e giovedì, il mercoledì e il venerdì solo dalle 10 alle 12);

-        Segreteria telefonica dello studio durante gli altri orari;

-        Mail;

-        Instagram sul canale DettoFatto del condominio;

-        Il sito del condominio o l’app Miocondominio

Al fine di migliorare la comunicazione con i condomini utilizziamo DettoFatto che è uno strumento ideato appositamente per ordinare le comunicazioni dello studio organizzando, in modo facile e flessibile, ogni singolo argomento e lavora su TELEGRAM un app molto simile a whatsapp.

DettoFatto ha l’obiettivo di rendere la vita dell’amministratore e dei condomini più serena, veicolando le comunicazioni in un ambiente organizzato, in base all’esigenza di ogni figura coinvolta e nel rispetto della privacy.

DettoFatto implementa la comunicazione fra Condomini, Amministratori e Fornitori come un ciclo continuo dove la figura dell’amministratore è il fulcro centrale, con l’obiettivo di facilitare ed organizzare ogni aspetto della comunicazione condominiale.

Grazie a questo sistema, i condomini possono inviare comunicazioni in tempo reale su diversi aspetti della vita condominiale, come le richieste amministrative o lo stato di pagamento delle rate condominiali, senza dover attendere riunioni o appuntamenti personali con l’amministratore.

Siamo convinti che le segnalazioni di DettoFatto possano offrire una comunicazione efficiente e trasparente tra i condomini e l’amministratore, migliorando la gestione quotidiana del condominio e aiutandoci a creare un ambiente di convivenza più armonioso e soddisfacente per tutti i residenti.

Per verificare le problematiche e lo stato dei luoghi in condominio lo Studio garantisce almeno 4 visite programmate all’anno presso lo stabile. Le date sono comunicate nella nota esplicativa allegata al bilancio annuale così da informare tutti della presenza.

L’obiettivo dovrebbe essere quello di eseguire le manutenzioni programmate per spalmare su ogni anno le stesse spese e non trovarsi con spese straordinarie elevate dopo alcuni anni di risparmi apparenti. Solo con dei piani di manutenzioni che possono arrivare ai 10 anni di periodicità si può pensare di mantenere gli edifici in modo corretto. Siamo abituati a farlo per la automobili, con i tagliandi, che valgono molto meno di un appartamento e non lo facciamo per gli edifici di milioni di euro di valore.

Normalmente la gestione ordinaria a preventivo ricalca la gestione precedente e non prevede quote sovrabbondanti. Buona accortezza sarebbe quella di prevedere un accantonamento minimo ogni anno per poter avere un fondo comune per le urgenze, ma nel periodo difficile di questi anni non sempre è fattibile. La soluzione che si adotta è quella di richiedere eventuale rata extra per le spese non previste e assolutamente necessarie.

Per la vita del condominio è fondamentale che ogni condomino versi le proprie rate condominiali nei tempi previsti per poter far fronte alle spese annuali. I ritardi nei versamenti mettono in crisi tutta la filiera e creano spiacevoli inconvenienti che spesso si rivelano anche costosi per i condomini: lettere legali di sollecito, distacchi di utenze, ritardi nell’esecuzione delle opere da parte dei fornitori mal pagati.

La procedura che utilizziamo per i solleciti prevede 5 fasi (normalmente mensili):

-        la prima vede una richiesta di verifica  delle rate versate: può essere un nostro errore nell’imputazione della rata all’unità relativa, una svista, una dimenticanza del condomino, ecc. (questa comunicazione non prevede addebiti);

-        la seconda è una lettera di sollecito con addebito di 15 euro;

-        la terza è un sollecito più formale con addebito di 15 euro;

-        la quarta è una messa in mora con addebito di 15 euro;

-        la quinta è il passaggio della pratica alla società che ci segue i recuperi crediti o al legale.

E’ importante comprendere che i ritardi nei versamenti comportano per lo studio un sovraccarico di lavoro non indifferente che inizia dal controllo del versamento e dall’invio del richiamo e del sollecito,  ma prosegue con lo rispondere al fornitore che non viene saldato che inizia con una telefonata, poi invia delle mail e infine viene in ufficio chiedendo un appuntamento e con il giustificare la mancanza di liquidità con tutte le problematiche annesse (stampa della quietanza, invio della stessa, ecc.).

Un ulteriore servizio che lo Studio offre riguarda l’analisi delle gestioni passate. Grazie alle nuove tecnologie basate sull'AI (l'intelligenza artificiale) è ormai possibile far eseguire delle analisi complesse al fine di facilitare la comparazione di dati. Questo vuol essere un primo passo nell'utilizzo di queste nuove tecnologie al fine di permetterci di gestire meglio la "cosa" comune.

La relazione creata ha lo scopo di fornire un'analisi oggettiva e dettagliata delle spese di gestione del Condominio tra due periodi di gestione analizzando i dati di spesa di tutte le gestioni.

L'obiettivo primario di questo documento è offrire ai condomini una visione chiara e trasparente dell'evoluzione finanziaria della gestione condominiale, basandosi esclusivamente sui dati contabili estratti dai rendiconti annuali forniti.

L'analisi si concentrerà sull'identificazione delle tendenze di spesa nelle principali macro-categorie (Spese Generali, Manutenzioni Ordinarie, Acqua), sull'evidenziazione degli interventi e delle spese di natura straordinaria che hanno inciso sui bilanci, e sulla valutazione della gestione finanziaria complessiva, con un focus sui saldi di fine esercizio.

Questa disamina parte da una visione d'insieme dell'andamento dei costi totali per poi approfondire le singole voci, al fine di comprendere le dinamiche sottostanti e fornire elementi utili per le future valutazioni gestionali.

Grazie ad un accordo di collaborazione con la ditta Laserwall siamo riusciti ad ottenere gratuitamente per i condominio con un numero maggiore di 13 unità (per gli altri ha un costo mensile molto basso) l'istallazione di una bacheca digitale Laserwall Silver (tablet di 21,5 pollici) da istallare all'ingresso del condominio e che permetterà di avere a disposizione dei servizi molto comodi (con diversi livelli di privacy):

-               avere a disposizione tutti i numeri telefonici utili del condominio;

-               funzione riservata ai fornitori che sono abilitati ad inserire il check in/check out della manutenzione effettuate. In questo modo monitoriamo gli ingressi e le uscite dei fornitori;

-               avere informazioni di interesse generale riguardanti il comune (servizi di alert, ordinanze, prenotazioni) e il quartiere;

-               permettere all'amministratore di esporre degli avvisi e comunicazioni;

-               gestire dei sondaggi tra i condomini per esigenze o lavori da fare;

-               utilizzarlo come archivio di documenti inerenti l'edificio (Regolamento condominiale, sicurezza, certificati);

-               possibilità di creare delle segnalazioni all'amministratore e ai fornitori del condominio;

-               possibilità di prenotare l'uso di spazi comuni o prendere un appuntamento con l'amministratore;

-               visualizzare le news sul mondo condominiale di Building Community Information.

Tutto questo risulta possibile grazie dalla sponsorizzazione di Amazon che sceglie Laserwall come partner per aumentare la precisione della consegna e assicurare la verifica dei suoi corrieri.

       A queste funzioni, in assemblea, si delibererà se aggiungere anche i seguenti servizi (a pagamento):

-               servizio di video sorveglianza che la bacheca può supportare con la registrazione per 48 ore dell'ingresso,

-               servizio di chiave digitale tramite smartphone;

-               servizio Laserwall, con videocitofono, per monitorare chi è alla porta e sbloccarla da remoto.